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摘 要： 【摘要】隨著辦公自動化系統的啟用，電子文件日益成為單位文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求現有傳統的檔案管理方式已明顯不能適應檔案信息化管理的需求。檔案信息資源的開發利用已受到明顯制約。本文通過傳統檔案管理與檔案信息化管理以及我國
【摘要】隨著辦公自動化系統的啟用，電子文件日益成為單位文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求現有傳統的檔案管理方式已明顯不能適應檔案信息化管理的需求。檔案信息資源的開發利用已受到明顯制約。本文通過傳統檔案管理與檔案信息化管理以及我國目前檔案管理方式與國外發達國家相比較，闡述我國檔案信息化的必要性。
【關鍵詞】檔案信息化
前言
據統計，目前我國各種單位在日常工作中所產生的各類檔案資料中只有不到l0%以檔案的形式保存起來，其余9O%的資料則被作為無用的信息而予以廢棄，這種狀況無疑是對信息的巨大浪費。而且，那些以檔案形式保存的各種資料，目前基本上仍以紙張等傳統物理形式存在。由于傳統存儲形式的限制，目前我國各類檔案資料的利用率不足l0%。這種狀況根本無法滿足各單位參與市場競爭的需要。隨著計算機技術與網絡技術的普及，以及人們對信息管理與利用意識的加強，這種檔案信息資料的高管理成本、低利用效率的不合理狀況必將成為歷史。檔案資料的電子化管理需求也將成為社會各界關注的焦點。
一、電子檔案管理系統在發達國家的廣泛應用
電子檔案管理，這一概念源于西方。其在西方發達國家的推廣歷史與應用現狀，是我國電子檔案管理系統市場前景的重要參照標準，也是我國推廣電子檔案管理系統的良好借鑒。根據國際電子文檔委員會l996年提交給國際檔案理事會的有關報告，電子檔案管理在以美國為代表的西方發達國家已經得到了極為廣泛的應用。在美國，90%以上的單位已經實現了傳統檔案資料的電子化轉化，基本完成了信息化建設的第一步基礎工作——信息管理的基礎建設，并正在考慮如何在這些豐富的電子化檔案資料的基礎上做更深層次的信息挖掘，為決策提供可靠的依據，更有些單位已經開始考慮在利用好這些成文的信息資料的同時，進一步挖掘和利用存在于員工頭腦中的知識，逐步向人類信息管理的理想狀態一一知識管理邁進。以往，公司的管理人員一般要用8O%時間來收集信息，20%時間用于決策;現在，有了這些豐富的電子化信息資料做基礎，其收集資料的時間被縮短為20%，其余8O%的時間則用于決策。憑借這一良好的信息建設基礎，美國許多單位的員工可以隨時隨地獲得完成其工作所需要的信息資料，其個人潛力的發揮再也不必受到信息資料缺乏的限制，無紙化辦公、移動辦公、客戶關系管理、知識管理等先進的模式有了其堅實的基礎;員工的工作地點也不再局限于辦公室，在家上班成為越來越普遍的現象。
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二、檔案手工管理流程和電子化管理流程對比
l、傳統手工管理檔案的主要缺點是：
(1)檢索工具少，無法提供高效、快速的利用;
(2)比較繁瑣，無法對各種信息進行綜合利用;
(3)重復性工作比較多，工作效率較低，無法滿足單位對信息化建設的要求;
(4)手寫目錄不規范;
(5)查檔受空間限制，必須到檔案室才可查閱;
(6)查檔受時間限制，必須在工作時間才可查閱;
(7)查檔過程復雜，查找時間長，查準率、查全率不高;
(8)檔案在查閱過程中，丟失、損壞現象嚴重;
(9)無法多人同時利用檔案，重復利用率低。
2、實現檔案信息化后，檔案室和其它部門人員有了良好的接口，使數據從各個處室直接流入檔案系統，在檔案管理系統加工整理后的數據再次提供給各部門利用，提高了檔案數據的利用率。采用檔案信息化管理的主要特點是：
(1)檢索工具多，檢索方式齊全，檢索速度快;
(2)機編目錄更加規范化、標準化，廣度與深度都比手工大有提高;
(3)可以使檔案數據做到一次輸入多次使用，提高了工作效率I
(4)自動統計速度快、提供信息及時準確等;
(5)檢索不受時間、空間的限制，可在權限范圍內隨時隨地查詢;
(6)網絡化、電子化管理有效地保護了實體檔案，減少了檔案的丟失、損壞現象。
三、檔案信息化的作用
通過檔案信息化管理系統能高效、完整的滿足人們對各種類型的檔案資料進行電子化、網絡化集中管理并對其流轉過程進行實時的監控的需求，具體包括：
1、加強了管理，使各項工作簡單化、規范化、實用化
解決了大量的文件、科技資料及其他原始資料存在的管理成本高、紙介質易損壞、無法實現充分共享、利用效率低等問題。通過掃描等多種方式進行紙質文件的電子化，并集中、有序的將其存儲于服務器中。它不僅能夠通過掃描、數碼攝像等方式對傳統物理形式存在的各種信息進行電子轉化，而且也可對新產生的電子檔案資料的起草、審核、簽發、歸檔等流轉過程進行有效跟蹤，對檔案資料的實際管理和利用進行實時監控。
公文和檔案的數據管理規范化，符合國家相關標準，并且可以重復輸出、利用。
計算機管理速度快、項目全，提供信息及時、準確，輸出的報表靈活多樣，可以滿足各種不同的需求。
2、提供安全、及時、準確、全面的信息服務
對大量的檔案信息資料進行電子化、網絡化集中、有序的管理，提高對檔案信息資料的管理水平。對電子檔案資料在局域網和互聯網絡上按照一定的授權機制進行有序的發布，簡單、方便的運用通用瀏覽器進行查詢，實現內部信息共享，提高對檔案資料的利用水平。
3、合理授權
對不同的人員采取不同的授權。比如內部辦公人員、地方隸屬機構及社會公眾需要各自不同的授權。由于采用了嚴密的授權機制，使各種授權到位而不越位。
4、實時瀏覽
不僅可在網絡環境下實時瀏覽檢索到檔案文件、圖像和圖形等，還可在權限允許范圍內下載檔案，用戶通過通用瀏覽器如IE等，即可實現基于WEB的檔案查詢。
5、良好的安全性
基于角色的權限控制，可實現對每一文件條目的權限控制，并可對單個條目對應的原件實現瀏覽、下載和打印等權限控制。通過信息安全控制，使只有具有合法身份的用戶才可以登陸系統。通過“權限管理”使不同的用戶只能查詢被授權查詢的檔案資料。
結束語：檔案應充分認識其作為知識資源的獨特優勢，改變傳統的重保管、輕利用的觀念，通過檔案資料信息化、網絡化、集中有序的管理，提高對檔案信息資料的管理水平和利用水平，發揮檔案的應有價值，從而提高辦公工作效率。