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摘 要： 摘要：檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要
摘要：檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
關(guān)鍵詞：檔案管理,信息化制度,論文刊發(fā)
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。
檔案管理的信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是社會發(fā)展的必然要求，是科技發(fā)展的必然結(jié)果，也是一種開放的思想理念和一個綜合的系統(tǒng)工程。信息技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理信息化的一個開端。檔案管理信息化的順利實(shí)施，須要有資源保障、社會保障、經(jīng)濟(jì)保障、思想保障、法律保障、行政保障和人才保障及其體系的建設(shè)和完善。檔案管理信息化系統(tǒng)是一項(xiàng)運(yùn)用多種學(xué)科知識多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。這項(xiàng)系統(tǒng)工程發(fā)展到目前階段，研究探索對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織，加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。
一、檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)
所謂檔案信息化，就是以館(室)藏檔案資料、紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其優(yōu)點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)。
(一)、檔案管理信息化使檔案部門擴(kuò)展和實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)代技術(shù)為社會提供信息服務(wù)能力，加強(qiáng)全社會的檔案意識，也是檔案部門富有現(xiàn)代化氣息。
(二)、檔案管理信息化可節(jié)約經(jīng)費(fèi)，節(jié)省時間。信息成果可多次拷貝，從而改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版不僅需要較多經(jīng)費(fèi)，且從文件資料形成到開發(fā)二次文獻(xiàn)信息，需較長的時間，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案資源信息化可大大縮短文獻(xiàn)信息加工時間，提高時效性。檔案資源信息化后，編研者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用計(jì)算機(jī)加工完成信息加工工作程序，快捷的出版二次信息。
(三)、檔案管理信息化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚處在起步階段，但檔案事業(yè)要超前做出對策，是現(xiàn)在的勞動信息化，為將來的“信息高速公路”打下牢固的路基。
二、檔案信息化的現(xiàn)狀
(一)、缺乏相關(guān)人才。與信息化高速發(fā)展的時代不相適應(yīng)的是檔案管理隊(duì)伍中嚴(yán)重缺乏人才。檔案管理信息化需要既懂現(xiàn)代化技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才。與信息化技術(shù)在科研、生產(chǎn)、軍事、教育、政務(wù)等領(lǐng)域的應(yīng)用相比，檔案管理應(yīng)用的信息化嚴(yán)重滯后，其基本原因，是相關(guān)人才的缺乏。這與檔案工作歷史上和現(xiàn)實(shí)中不被全社會重視有直接的關(guān)系。
(二)、缺乏相關(guān)軟件。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，檔案界各部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，軟件互不支持，并且沒有一個既適用于檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)軟件。因此，很難利用電腦完成信息管理工作和快捷的出版信息編研成果，同時也制約了檔案信息電子化的發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)沒有從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，大部分歸檔文件資料是光盤、磁盤。現(xiàn)行的檔案管理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
(三)、缺乏管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化目的在于利用，其實(shí)質(zhì)是記錄方式和載體形式的變換。目前我國還沒有建立一個能達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其道，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)資源共享的要求，給使用者帶來不便。目前，檔案管理信息化從整體上仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段。然而，檔案管理信息化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范滯后和應(yīng)用軟件混亂。這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平及數(shù)據(jù)庫建設(shè)，其中主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分的發(fā)揮，檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程，是進(jìn)行檔案資源信息化的重要基礎(chǔ)之一，是不可或缺的必要條件。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范應(yīng)優(yōu)先采用國際標(biāo)準(zhǔn)。目前需要注意研究下列幾類情況。一是可用的已有標(biāo)準(zhǔn)，二是需要制定與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)配套的標(biāo)準(zhǔn)，三是需要繼續(xù)研究和開發(fā)的具有前瞻性的、倡議性的標(biāo)準(zhǔn)，四是需要更新的標(biāo)準(zhǔn)。在充分研究的基礎(chǔ)上，根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)和通用的規(guī)范，緊密結(jié)合現(xiàn)行的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，逐步推出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，最終形成檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
三、檔案管理信息化的未來趨勢
檔案管理信息化是以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案內(nèi)容的電子化信息管理，并以電子化信息為主要形式向社會提供利用服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。在這一轉(zhuǎn)變過程中，要運(yùn)用現(xiàn)代管理思想和技術(shù)去裝備檔案部門，以不斷提高檔案管理和利用現(xiàn)代化水平。因此，下列幾點(diǎn)是檔案信息電子化過程中必須解決的問題，也是發(fā)展趨勢。
(一)、檔案管理信息化專業(yè)人才隊(duì)伍的建立。人才是事業(yè)的保證。檔案信息化是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，需要有既掌握專業(yè)技術(shù)又懂檔案管理的人才隊(duì)伍作保障。從相關(guān)軟件的開發(fā)，到檔案內(nèi)容的信息化處理，再到信息化管理以及向全社會提供服務(wù)，各個環(huán)節(jié)都需要有專業(yè)化人才的支撐。所以，檔案管理信息化的第一步就是人才隊(duì)伍的建立。目前我國每年由各級院校信息化專業(yè)畢業(yè)的人才不在少數(shù)，但既具備專業(yè)技術(shù)知識又懂檔案管理的人才似乎不多。所以，就需要檔案管理部門加強(qiáng)培訓(xùn)，建立隊(duì)伍。
(二)、相關(guān)法規(guī)政策的建立。檔案管理的信息化建立和管理應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作為操作準(zhǔn)則。只有建立和完善全體檔案工作者都必須遵守的行業(yè)規(guī)范而且該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有較強(qiáng)的可操作性和科學(xué)合理性。只有這樣，才可能在統(tǒng)一的模式下建立檔案的信息化，才能更便于檔案的管理和利用。
(三)、檔案信息系統(tǒng)必將具有超強(qiáng)的信息處理能力，運(yùn)行系統(tǒng)必將具備穩(wěn)定可靠的硬件和軟件做支撐。考慮到檔案具有的獨(dú)特性質(zhì)和不可替代的作用，有些內(nèi)容可提供給全社會使用，有些則只能在一定范圍或特定部門使用。所以，開發(fā)出相應(yīng)的軟件系統(tǒng)以確保檔案上述特征的體現(xiàn)，也是勢在必行的。