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摘 要： 下面文章以某服裝公司為研究對象，從崗位分工與授權(quán)，請購與審批，采購與驗(yàn)收，付款，監(jiān)督檢查等方面對采購與付款內(nèi)部控制展開詳細(xì)論述。通過實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)存在崗位分工與授權(quán)不明確，內(nèi)部環(huán)境紊亂，制度建設(shè)趨于形式化，采購風(fēng)險管理不規(guī)范，付款重復(fù)存在舞
下面文章以某服裝公司為研究對象，從崗位分工與授權(quán)，請購與審批，采購與驗(yàn)收，付款，監(jiān)督檢查等方面對采購與付款內(nèi)部控制展開詳細(xì)論述。通過實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)存在崗位分工與授權(quán)不明確，內(nèi)部環(huán)境紊亂，制度建設(shè)趨于形式化，采購風(fēng)險管理不規(guī)范，付款重復(fù)存在舞弊，監(jiān)督力度不夠強(qiáng)等一系列不足。并且針對這些問題提出了相應(yīng)對策，希望對提高企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制提供有效參考。
關(guān)鍵詞： 采購與付款,內(nèi)部控制,授權(quán)與審批
對于企業(yè)來說，采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)最基本的業(yè)務(wù)之一，也是企業(yè)最容易出現(xiàn)差錯和舞弊的業(yè)務(wù)之一。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》采購與付款可以界定為:購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動。
其中主要包括企業(yè)的原材料、庫存商品、固定資產(chǎn)、工程物資、低值易耗品等。由于采購與付款業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，容易產(chǎn)生漏洞，舞弊事項(xiàng)也經(jīng)常出現(xiàn)，所以有效的采購與付款控制機(jī)制不僅可以降低企業(yè)成本和采購風(fēng)險，同時更是生產(chǎn)經(jīng)營正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證。
1 XK 公司采購與付款有效控制的現(xiàn)狀
1.1 崗位分工與授權(quán)
人在企業(yè)經(jīng)營活動中是屬于比較活躍的因素，而企業(yè)員工的崗位分工將會直接影響到各自的職責(zé)和權(quán)限。[2]XK 公司目前崗位分工較為簡單，主要是總經(jīng)理一把手掌控企業(yè)的重大事項(xiàng)和決策，下面分有銷售、財務(wù)、采購、倉儲、生產(chǎn)、和人事主管，在采購方面，分有采購員，其主要負(fù)責(zé)對外采購生產(chǎn)所用的布匹、布料，買回來后將貨物交給倉儲部的統(tǒng)計員，統(tǒng)計員將貨物直接入庫并在驗(yàn)收單上簽字，采購員拿著收據(jù)就直接讓出納付款。從對 XK 公司員工的觀察訪談來看，雖然設(shè)有會計職位，但對采購的貨物基本沒有進(jìn)行記錄，而統(tǒng)計員也并不重視對采購回來的物資的質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收、清點(diǎn)。崗位的設(shè)置形同虛設(shè)，員工在其位而不謀其職，造成人員浪費(fèi)。
在授權(quán)方面，XK 公司的基本情況是采購人員需向財務(wù)部相關(guān)人員提供《付款申請表》、發(fā)票、到貨驗(yàn)收單、入庫證明等付款資料，財務(wù)部相關(guān)會計接到付款申請表單據(jù)后，審核原始單據(jù)是否符合規(guī)定，再檢查是否有相關(guān)授權(quán)人員的審批簽字，審核無誤后編制付款憑證，并交由出納復(fù)核，再進(jìn)行付款，支付完畢，出納還需在付款憑證上蓋章表明已付。
1.2 請購與審批
因?yàn)椴少徟c付款業(yè)務(wù)是企業(yè)基本業(yè)務(wù)之一，所以該業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，工作量巨大，經(jīng)常性發(fā)生管理的漏洞，容易發(fā)生舞弊，企業(yè)應(yīng)該更加重視。[3]目前 XK 公司的采購與付款的風(fēng)險評估體系漏洞多，在請購和審批方面存在許多不足之處，首先是在編制需求與采購計劃中，各種布料的需求或采購計劃不夠合理，采購人員經(jīng)常性不按實(shí)際需求來安排采購，有時會隨意超計劃采購，與公司生產(chǎn)部門計劃采購的物資數(shù)量時常不協(xié)調(diào)，造成浪費(fèi)。表 1 是生產(chǎn)部門計劃采購與采購部門實(shí)際采購的各種布料的數(shù)量。
4 月份隨著氣候的轉(zhuǎn)暖，生產(chǎn)部門也開始計劃生產(chǎn)輕薄的衣服，對雪紡和牛仔料的需求量較大，而采購部門卻沒有按照生產(chǎn)部門的需求量來購買布料，造成采購的布料與需求的布料的數(shù)量不匹配，進(jìn)而會影響公司的生產(chǎn)計劃，也會使得公司的銷量受到影響。同時，公司對采購部門的采購數(shù)量與采購價格是否超預(yù)算，或者采購的物資是否是預(yù)算之外的授權(quán)程序并不十分明確。
對于超預(yù)算與預(yù)算外審批權(quán)限 XK 公司有一定的授權(quán)程序，在采購價格不超過 10 萬元的情況下，采購員可直接采購，對于采購價格是否超預(yù)算的界定較寬松，采購員具有較大的權(quán)限，這種情況可能會導(dǎo)致采購員舞弊的現(xiàn)象，而對于采購數(shù)量是否超預(yù)算則沒有要求;對于預(yù)算內(nèi)的物資由采購主管審批后再由采購員采購，預(yù)算外的物資由總經(jīng)理審批后交給采購員采購，但是對于是否預(yù)算內(nèi)的物資沒有明確規(guī)定，因此具有很強(qiáng)的主觀性。
1.3 采購與驗(yàn)收
采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)主要是對采購方式、供應(yīng)商選擇和驗(yàn)收程序等方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。其中，選擇合適的供應(yīng)對公司降低采購成本庫存成本，保證采購物資質(zhì)量具有十分重要的意義。
在 XK 公司一年內(nèi)共 38 筆合同中 31%來自浙江，25%來自江蘇，19%來自廣東，14%來自河北，9%來自廣西，2%來自天津。供應(yīng)商的地理位置分布比較廣泛，增加了采購員對供應(yīng)商調(diào)查的難度，往往調(diào)查的真實(shí)性會受到影響，進(jìn)而會給公司帶來很大的風(fēng)險，并且運(yùn)輸?shù)奈锪髦芷谟址浅５拈L，增加了物資在運(yùn)輸過程中受到損壞的風(fēng)險，運(yùn)輸成本相對較高，而且出現(xiàn)問題的情況，現(xiàn)場解決的能力差，反應(yīng)時間較長。此外，XK 公司沒有定制對供應(yīng)商的評價指標(biāo)，對供應(yīng)商的選擇存在很大主觀能動性，自主權(quán)主要掌握在高管的手上，往往會指定某些供應(yīng)商為公司提供布料，采購部直接實(shí)施采購。
1.4 付款
付款是公司資金的直接流出，財會部門作為付款的執(zhí)行者，需要對采購付款業(yè)務(wù)嚴(yán)格把關(guān)。對各種單據(jù)需認(rèn)真審核，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后再付款，付了款后還要進(jìn)行記錄并對相關(guān)單據(jù)加蓋"款已付訖"的戳記，以防重復(fù)付款。
公司的采購部根據(jù)采購合同、發(fā)票、原物料入庫單等憑證經(jīng)辦付款事項(xiàng)。如果付款額是在五萬元以下的，財務(wù)部根據(jù)采購預(yù)算、采購合同、購貨發(fā)票、驗(yàn)收記錄等資料，核實(shí)相符的情況下，予以簽批;如果付款額是在五萬元以上的，還需上報總經(jīng)理審批后，就由出納辦理付款手續(xù)。財務(wù)部主要工作是核實(shí)資料之后辦理付款相關(guān)事宜，何時支付也由其決定。這就使得財務(wù)部對資金支付具有很大的掌控性。資金運(yùn)轉(zhuǎn)與企業(yè)的正常運(yùn)營有著密不可分的關(guān)系，如果過大的資金支付權(quán)掌握在部分人手中，可能會給企業(yè)帶來一定的資金支付環(huán)節(jié)的腐敗問題。
1.5 監(jiān)督檢查
XK 公司的規(guī)模并不大，像這種類型的中小企業(yè)可能考慮成本等因素既沒有設(shè)置相關(guān)的審計部門，更不會成立審計委員會對其的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。每年接受高層管理人員的重點(diǎn)檢查的一般只有財務(wù)部。由此可見，XK 公司其他部門的監(jiān)督情況較為薄弱，從對該公司的調(diào)查訪談來看，公司部門與部門之間也不存在相互監(jiān)督的情況。
2 采購與付款有效控制問題及原因
2.1 公司管理者對崗位分工與授權(quán)不夠重視
XK 公司的管理層由于缺乏現(xiàn)代企業(yè)管理理念，只注重企業(yè)的短期目標(biāo)現(xiàn)利潤的增長上，忽略了崗位的具體分工與采購授權(quán)等公司內(nèi)部有效控制的建設(shè)，這將不利企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。又由于公司各工作人員有不同的文化背景、工作方式，也造成采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，因此各個采購人員的工作積極性也不盡相同。表 2 是 XK 公司主要工作人員的學(xué)歷人數(shù)，只有財務(wù)部的工作人員學(xué)歷較高外，其他部門的學(xué)歷普遍是專科，采購部更多的是高中學(xué)歷，這往往會造成上級和下級的分工理解會有所出入，管理者在授權(quán)批準(zhǔn)方面也是得過且過。在布匹、布料采購方面，需要業(yè)務(wù)員和質(zhì)檢員能夠準(zhǔn)確判斷布匹的外觀質(zhì)量并劃分等級，然而 XK 公司人員的對相關(guān)采購人員的培訓(xùn)機(jī)制不夠完善，使得原本學(xué)歷不高的采購人員，其業(yè)務(wù)又得不到進(jìn)一步提升。其次，公司在人力、物力、財力上對采購與付款的有效控制建設(shè)投入很少，使得其發(fā)展處于停滯階段。
2.2 制度建設(shè)趨于形式化
XK 公司規(guī)模較小，在職務(wù)安排上不夠完善，部門之間分工又不夠明確，員工之間也經(jīng)常出現(xiàn)相互推卸責(zé)任及越權(quán)審批等問題，從而降低工作效率和制度的執(zhí)行率。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》規(guī)定"企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、本規(guī)范及其配套方法，制定本企業(yè)內(nèi)部控制制度并組織實(shí)施"。[6]而 XK 公司在采購與付款業(yè)務(wù)控制活動環(huán)節(jié)上，有少量的相關(guān)制度，不完善，并且趨于形式化，實(shí)際操作性差。尤其是在請購與審批制度方面，公司沒有制定緊急請購流程，導(dǎo)致采購員以緊急為由，先采購后申請，與生產(chǎn)部門的需求不協(xié)調(diào)，采購不合適的布料，影響銷量。此外，該公司從編制需求與采購計劃到采購申請、供應(yīng)商選擇到最后的付款審核，都缺乏了具體的風(fēng)險評估機(jī)制，使得其產(chǎn)生漏洞的可能性就越大，就會影響到整個生產(chǎn)運(yùn)營流程，造成的損失更多。
2.3 采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)漏洞多
一方面為了節(jié)約勞動力成本，XK 公司招聘的員工普遍學(xué)歷、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，所以采購人員和驗(yàn)收人員并沒有履行好自己的職責(zé)。如驗(yàn)收人員不履行好自己的職責(zé)就會容易引起采購人員的舞弊行為，造成職權(quán)不明確，還會發(fā)生造假等現(xiàn)象。從另一個方面看來，企業(yè)也沒有認(rèn)識有效內(nèi)部控制制度的重要性。事前沒有系統(tǒng)的預(yù)測采購與驗(yàn)收潛在的風(fēng)險，主要是憑管理者的主觀意識做出判斷，往往出現(xiàn)問題時才考慮要如何去應(yīng)對。事中沒有健全的監(jiān)督機(jī)制去處理采購與付款環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題。事后也并沒有通過經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)來提高企業(yè)有效內(nèi)部控制制度的意識。
2.4 付款環(huán)節(jié)控制不到位
在與供應(yīng)商結(jié)算方面 XK 公司沒有建立良好的付款核算制度，財務(wù)部與采購部相關(guān)人員也沒有定期對貨款結(jié)算情況進(jìn)行溝通，從而導(dǎo)致重復(fù)付款，付款不及時的問題等。在審批付款限額上，財務(wù)部門擁有較大的付款權(quán)限，主觀隨意性較大，會在付款環(huán)節(jié)上弄虛作假，尤其是在訂單數(shù)量較小的情況下，購買不符合質(zhì)量要求的材料，收取回扣，支付小額貨款，容易造成資金損失，影響公司收益。
2.5 監(jiān)督力度不夠強(qiáng)
XK 公司由于受到規(guī)模的限制，沒有設(shè)置審計部門，內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動和管理制度是否合理、合規(guī)和有效的獨(dú)立評價，在某種意義上說是對其他有效控制的再控制。[5]XK 公司主要受到法人治理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，其獨(dú)立性不強(qiáng)，難以有效發(fā)揮其應(yīng)有的監(jiān)督作用。財務(wù)部與采購部之間也只是機(jī)械按照各部門的并不完善的制度執(zhí)行工作，在實(shí)際過程中也并為彼此監(jiān)督，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的不足之處，監(jiān)督力度沒有得到很好的落實(shí)。再來就是員工對內(nèi)部控制制度理解上的差異或者是有意識的舞弊，企業(yè)沒有對內(nèi)部控制制度的檢查監(jiān)督，也使得監(jiān)督的有效性大打折扣。
3 采購與付款有效控制優(yōu)化建議
3.1 改善員工素質(zhì)
XK 公司的領(lǐng)導(dǎo)者首先要轉(zhuǎn)變自身的態(tài)度和想法，將公司內(nèi)部控制環(huán)境的優(yōu)化提到日程上，其中最需要優(yōu)化的就是員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。公司需著重培養(yǎng)采購人員對采購業(yè)務(wù)知識的掌握，對與原材料，如各種布匹質(zhì)量的辨認(rèn)能力，要很好地區(qū)分開各種顧客的材料需求，還要求采購人員有較強(qiáng)的市場掌握度，能夠準(zhǔn)確及時收集市場和供應(yīng)商相關(guān)信息。公司可以定期組織其進(jìn)行培訓(xùn)，聘請專家對其進(jìn)行指導(dǎo)，加強(qiáng)員工的專業(yè)素養(yǎng)。同時公司還應(yīng)該建立競爭上崗、關(guān)鍵崗位輪換等制度，培養(yǎng)采購人員的競爭意識，降低采購人員的舞弊行為。
3.2 改進(jìn)采購與付款控制活動
XK 公司在控制活動方面沒有很完善的制度去規(guī)范，簡單的規(guī)章制度形同虛設(shè)。而有效的控制制度和政策是為控制活動提供了更好的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。因此，結(jié)合實(shí)際情況 XK 公司可以從不相容職務(wù)相分離、授權(quán)批準(zhǔn)和預(yù)算等方面進(jìn)行控制活動。首先 XK 公司應(yīng)當(dāng)明確各個部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)相互分離、制約和監(jiān)督。例如物資的采購人員不能同時負(fù)責(zé)會計的記錄;采購人員應(yīng)該與負(fù)責(zé)付款審批的人員相互分離等。
其次，設(shè)立專門的采購中心負(fù)責(zé)整個采購工作。采購中心的業(yè)務(wù)員中必須有懂得企業(yè)所需物資方面知識的人員，防止所采物資不適合等造成的成本增加。采購人員建立誠信檔案，定期考評建立獎懲制度與晉升直接掛鉤。并且每次采購不派單人，派人具有隨機(jī)性不固定，形成相互監(jiān)督機(jī)制。除此之外明確好采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行的授權(quán)批準(zhǔn)流程，嚴(yán)禁未經(jīng)過授權(quán)的機(jī)構(gòu)和人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。最后根據(jù) XK 公司的現(xiàn)狀，可以在生產(chǎn)、采購和倉儲部門進(jìn)行預(yù)算控制。需要使用物資的先進(jìn)行申請，然后對其可行性和合理性進(jìn)行分析，分析通過了就要填制預(yù)算單交給管理層和部門負(fù)責(zé)人審批，通過后即可采購。
為了使得物資采購能夠更加合理控制，可以加入市場調(diào)查元素，根據(jù)季節(jié)和供求來確定物資價格，填寫好資金使用計劃表進(jìn)行審批，通過后方可采購。
3.3 強(qiáng)化內(nèi)外部制度監(jiān)督作用
根據(jù) XK 公司企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)監(jiān)督活動來看，主要包括內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩個部分。XK 公司外部的監(jiān)督是把客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)情況等的反饋?zhàn)鳛橥獠勘O(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)，其次，在定期聘請注冊會計師等企業(yè)外部人員對公司采購與付款的內(nèi)部有效控制執(zhí)行情況進(jìn)行評估，并對相關(guān)的風(fēng)險點(diǎn)、流程、制度等提出改善意見。對于內(nèi)部監(jiān)督，XK 公司可以設(shè)立審計部門并定期或不定期對采購與付款業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)督，在不同的環(huán)節(jié)上采用不同的監(jiān)督方式：
①在布料供應(yīng)商的選擇上，應(yīng)對采購部門選定的供應(yīng)商是否具有資格認(rèn)證進(jìn)行監(jiān)督，并審批其招標(biāo)的程序。
②在確定衣服價格的時候，要判斷其價格確定的依據(jù)是否充分，并對評標(biāo)、談判、詢價的人員構(gòu)成進(jìn)行合理地監(jiān)督。
③在合同簽訂的監(jiān)督事項(xiàng)中，應(yīng)對合同審批流程是否合規(guī)、內(nèi)容是否合法、相關(guān)檔案資料是否完整等進(jìn)行監(jiān)督。
④在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，著重對驗(yàn)收人員進(jìn)行監(jiān)督檢查，其次看物資是否按規(guī)定程序辦理入庫手續(xù)及其數(shù)量、規(guī)格是否與規(guī)定的樣品一致。
⑤在付款方面，應(yīng)對有關(guān)票據(jù)是否真實(shí)、可靠進(jìn)行監(jiān)督，對于采購資金的挪用進(jìn)行嚴(yán)厲把關(guān)，對付款程序是否合規(guī)，有沒有經(jīng)過相應(yīng)授權(quán)人員的審批等。
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