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摘 要： 檔案是各級各類單位、社會組織和個人在社會活動中直接形成的,保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄.檔案管理在幼兒園建設(shè)中承載著重要的作用,它是幼兒園歷史、文化、管理的綜合反映,對改善和推進幼兒園建設(shè),促進辦學(xué)品質(zhì)的提升有重要作用. 一、幼兒園檔案的功能 幼
檔案是各級各類單位、社會組織和個人在社會活動中直接形成的,保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄.檔案管理在幼兒園建設(shè)中承載著重要的作用,它是幼兒園歷史、文化、管理的綜合反映,對改善和推進幼兒園建設(shè),促進辦學(xué)品質(zhì)的提升有重要作用.
一、幼兒園檔案的功能
幼兒園檔案是幼兒園各項工作形成的,具有保存、查考、利用價值的不同載體的歷史記錄.它見證了幼兒園成長與發(fā)展的軌跡,是幼兒園文化和經(jīng)驗的累積,也是幼兒園各項評估、審計的重要依據(jù),更是幼兒園規(guī)劃未來工作的可靠借鑒.筆者所任職的福建省實驗幼兒園是一所省級示范性幼兒園,也是檔案A級單位.幼兒園領(lǐng)導(dǎo)和管理層對檔案管理十分重視,不僅指派行政園長分管檔案工作,建立了檔案室,配置了現(xiàn)代辦公輔助設(shè)備,配備了檔案員,還將檔案管理列入本園的工作計劃,建立了嚴格的檔案管理制度,確保檔案工作的順利開展,從而使檔案管理更好地為幼兒園教育教學(xué)及各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù).
(一)檔案再現(xiàn)了幼兒園的歷史和發(fā)展軌跡
幼兒園在發(fā)展中會不斷積累人事、基建、財政管理等具有重要歷史意義的資料.我園檔案室完整保留了建園初始的主管單位的辦園申請,包括辦園規(guī)模、園所命名、人員編制、招生范圍、資產(chǎn)配置等檔案資料,這些脈絡(luò)清晰、真實可信的檔案再現(xiàn)了幼兒園的發(fā)展歷程,對后輩教職員工了解園所變遷、籌建園史展、介紹建園歷史、分析園所發(fā)展規(guī)劃提供了寶貴的原始資料,是幼兒園發(fā)展建設(shè)的濃縮,更是歷屆園所管理者的工作痕跡和園所榮譽的綜述.
(二)檔案佐證幼兒園教改水平和保教質(zhì)量
系統(tǒng)、健全的幼兒園檔案管理,能為提升保教質(zhì)量、促進教研改革提供寶貴史料和研究痕跡,這也是衡量園所保教質(zhì)量和教育教研水平的重要依據(jù).不管是幼兒園的課程建設(shè)還是每一個研究課題的立項、計劃的制訂、研究的過程和成果驗收所保存的檔案,都充分體現(xiàn)了教研工作的真實性和細致性.這些過程性資料都是幼兒園彌足珍貴的教學(xué)參考和幼兒園品質(zhì)的佐證.
(三)檔案管理提供幼兒園評估考核依據(jù)
幼兒園工作會經(jīng)常接受各種評估、審計、檢查,其中很重要的一項內(nèi)容是通過查看大量的原始檔案材料,以此為依據(jù)做出評估,此時檔案管理的規(guī)范性和準確性直接反映了園所的工作實績.評估人員將通過查閱制度建設(shè)、賬目材料、會議記錄、活動方案、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、各類檢查的表簿卡等檔案資料,了解受檢項目的實施和操作.如果日常檔案管理工作很完善,幼兒園就可從容面對評估,有備無患,面對各類查詢調(diào)檔會胸有成竹.由此可見,檔案管理越規(guī)范,檔案資料越齊全,就能更好地應(yīng)對各類評估考核.
二、幼兒園檔案管理的要點
(一)科學(xué)管理,發(fā)揮幼兒園檔案的價值
幼兒園檔案來源廣泛,黨政管理、園務(wù)管理、財務(wù)工作、教育教研、安全工作、衛(wèi)生保健等各項活動都會產(chǎn)生資料.這些資料經(jīng)過整理分類、編碼裝訂、立卷編目、歸檔裝盒等程序就形成了具有保存、查考、利用價值的檔案.檔案的管理,不是單純的材料堆疊或封存,應(yīng)是系統(tǒng)管理,因此,提高檔案管理意識,科學(xué)管理,嚴格建檔,才能充分發(fā)揮幼兒園檔案管理的價值和功能效應(yīng).
隨著幼兒園的發(fā)展,檔案管理在園所管理中的重要性和使用價值逐漸突顯,除了園所內(nèi)部的檔案利用外,對外開放的園所參觀、國培研修的跟崗指導(dǎo)、接受評估檢查工作,無不涉及檔案的介紹、提供、查閱和借鑒.這給檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標準化提出了更高、更新、更細的要求.因此,我園把檔案管理作為促進幼兒園發(fā)展的一項重要內(nèi)容來抓.分管園長履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé),將檔案工作列入工作計劃,并定期與檔案管理員核實檔案歸整情況,查詢建檔數(shù)據(jù),了解檔案利用反饋,協(xié)助檔案管理員理順管理檔案;檔案管理員通過保教部門和后勤部門負責(zé)人宣傳檔案作用,提高教師對積累日常資料的檔案意識,樹立人人有責(zé)的檔案管理理念,明確各部門負責(zé)收檔人的職責(zé),做到分級負責(zé)、統(tǒng)一管理,保證檔案工作各項管理措施落實到位.
幼兒園檔案管理涉及面廣,種類繁多.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案管理質(zhì)量.我園為確保檔案管理的保密性和檔案工作的準確與嚴謹,經(jīng)過嚴格的崗位競聘,挑選具有奉獻精神、責(zé)任感強、綜合素質(zhì)高、熟悉幼兒園各項工作的黨員教師兼任檔案管理員,并對檔案管理員的職能和權(quán)限做出明確規(guī)定,加強對檔案管理員的考核和業(yè)務(wù)指導(dǎo),鼓勵其參與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),促進檔案管理員業(yè)務(wù)水平的不斷提高.
(二)規(guī)范操作,制訂檔案管理制度與精細化流程
檔案管理的關(guān)鍵是制訂完善的檔案管理制度.檔案管理員既是制度的執(zhí)行者也是制度的監(jiān)督者.我園立足園所實際,制訂了«檔案保管制度»«檔案借閱制度»«檔案銷毀制度»«檔案安全保密制度»«檔案管理員職責(zé)»«檔案廉政風(fēng)險防控»等,并認真落實,做到收檔有時間、歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密有條例.同時,園領(lǐng)導(dǎo)注重教育教職員工了解自己崗位工作中有哪些需要具體歸檔的資料,關(guān)注日常積累和保存,使檔案管理工作規(guī)范、高質(zhì)、高效.
檔案管理精細化是對檔案工作進行分解、細化和落實,也是提升檔案制度執(zhí)行力的一個重要途徑.制訂檔案工作精細化流程,使每一項檔案工作的操作都能看得見、摸得著、說得準,這既要求檔案管理者工作到位、盡職,也讓檔案使用者有章可循、有據(jù)可查,使剛性制度有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用.
統(tǒng)一留檔格式:幼兒園各個部門工作不同,書面資料形式各式各樣.從整理檔案的角度,所有歸檔材料應(yīng)整潔美觀、規(guī)范標準、注重節(jié)約.我園經(jīng)檔案室與保教組溝通后,統(tǒng)一了格式要求———歸檔材料統(tǒng)一使用A4復(fù)印紙,雙面打印,頁面設(shè)置上下各2
規(guī)定歸檔時間:各部門負責(zé)人應(yīng)明確職責(zé),在收檔的時間節(jié)點將文件材料收集齊全.文書檔案以年度為單位,每年12月收集歸整此類檔案;教育教學(xué)檔案以學(xué)年為單位,每年7月前收集歸整此類檔案.各部門負責(zé)人按照歸檔要求整理好相應(yīng)材料并移交幼兒園檔案室,交接雙方根據(jù)交接內(nèi)容清點校對,并履行簽字手續(xù).
準確鑒定防重復(fù):幼兒園工作相互聯(lián)系,各部門分工不分家,因此檔案管理員要不斷提高專業(yè)能力,把握歸檔范圍,在分類整理時要對各種資料進行鑒定,把有價值的資料篩選出來,剔除重復(fù)的資料,遵循«歸檔文件整理規(guī)則»«福建省歸檔文件整理細則»的基本原則,參考«省級文明學(xué)校評估標準和方法»,確保證檔案資料的準確性、完整性.
完善檔案檢索:為做到操作性強,簡明易懂,便于檔案的提供利用,我園使用了多種檔案檢索工具,有全引目錄、案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等,并采取了手工檢索與電腦檢索兩種方式,其目的就是全面反映檔案情況,既能為查檔者提供快捷的服務(wù),又能提高檔案利用的效率.
加強安全防護:檔案管理員除檔案管理外,還需采取必要的檔案存放安全防護措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀,延長檔案壽命.我園檔案管理員會按照防火、防潮、防塵、防蟲、防光、防高溫、防鼠等防護技術(shù),定期清掃檔案館,定期檢查案卷,建立溫度濕度檢查制度,并將檔案室納入幼兒園定期安全檢查范疇,杜絕一切不安全因素.
(三)保證時效,體現(xiàn)“以人為本”的檔案利用功效
利用是檔案工作的根本目的,檔案的價值要在利用中才能體現(xiàn),只有利用者從檔案中及時獲取信息并提煉、開發(fā)出有參考價值的東西,將靜態(tài)的資料變?yōu)橛杏玫馁Y料,才能激活檔案、最大化地發(fā)揮檔案的服務(wù)效益.我園十分重視檔案的開發(fā)利用,檔案管理員本著“建好檔案、管好檔案、用好檔案”的宗旨,不斷提高服務(wù)質(zhì)量,使檔案的功能由傳統(tǒng)的保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_發(fā)利用為主,讓檔案更好地為幼兒園工作和教職員工服務(wù).
檔案管理員要樹立“以人為本”的思想,不斷提高現(xiàn)代化檔案管理的意識,以高質(zhì)量、高效率的工作服務(wù)一線.第一,檔案管理員要主動到各部門和教師中走訪,了解和掌握他們執(zhí)行歸檔制度中遇到的問題,及時解決問題,避免移交歸檔時查出問題而返工.這個過程也能幫助檔案管理員將幼兒園和教師們最需要的資料完整歸檔.第二,檔案管理員隨時指導(dǎo)利用者選擇所需要的檔案資料,耐心解答利用者提出的問題并認真聽取利用者對檔案工作的意見和建議.第三,檔案資料存放整齊有序,分類科學(xué),建檔規(guī)范.檔案管理員要對檔案存放心中有數(shù),保證查檔的準確、迅速,讓利用者充分感受到規(guī)范的檔案管理帶來的便利.
檔案管理員要注重日積月累的檔案資料的收集,如幼兒園舉辦的大型來訪、開放、外出活動或者各種觀摩、研討、學(xué)習(xí)活動,檔案管理員要及時收集第一手真實材料并標注日期,避免因時間問題流失或遺漏,確保檔案資料完整而且富有時效性,做到有備可查、查而有據(jù),真正起到服務(wù)的作用.
檔案管理員和利用者要嚴格遵守«檔案借閱制度»,按規(guī)定辦理利用手續(xù),并填寫«檔案借閱登記簿».如果利用者需復(fù)印檔案,須由分管領(lǐng)導(dǎo)審批;借出的檔案要在規(guī)定期限內(nèi)歸還.檔案管理員要及時催收到期的外借檔案.檔案管理員在向利用者提供檔案的同時,應(yīng)根據(jù)需要附上«檔案利用效果登記表»,由利用者填寫反饋檔案利用的效果,促進檔案管理工作的改進和提升.
檔案管理是幼兒園建設(shè)的重要組成部分,對幼兒園的發(fā)展與規(guī)劃起著重要作用.幼兒園要充分認識到檔案管理的價值所在,重視檔案管理,提高檔案管理水平,使幼兒園科學(xué)、規(guī)范、標準的檔案工作具有更強的思想性、科學(xué)性和適用性,更好地服務(wù)于幼兒園發(fā)展和建設(shè)工作.
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