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摘 要： 【摘要】隨著我國科學技術(shù)的不斷進步，各行各業(yè)的發(fā)展已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理是一項復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)的管理方式已無法適應(yīng)時代的發(fā)展要求，而引入信息技術(shù)能夠降低工作難度，提高工作效率，更加符合工作的特點，本文主要對建設(shè)檔案管理信息化的途徑進行
【摘要】隨著我國科學技術(shù)的不斷進步，各行各業(yè)的發(fā)展已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理是一項復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)的管理方式已無法適應(yīng)時代的發(fā)展要求，而引入信息技術(shù)能夠降低工作難度，提高工作效率，更加符合工作的特點，本文主要對建設(shè)檔案管理信息化的途徑進行分析，以推動我國檔案事業(yè)更好地發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;途徑
大數(shù)據(jù)背景下對我國的檔案管理工作提出很高的要求，通過信息技術(shù)查詢資料能夠給人們的生活和工作帶來更多的便利，同時工作人員的管理效率也會提高，能夠推動企業(yè)快速發(fā)展，其也是適應(yīng)時代發(fā)展的重要途徑。
一、建設(shè)檔案管理信息化的意義
隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，人們的生活節(jié)奏逐漸加快，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)社會的要求，檔案管理信息化能夠提高工作效率，使傳統(tǒng)的管理形式更加完善。
(一)符合社會發(fā)展要求。在信息化社會快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)行業(yè)已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的改變，工作形式和工作內(nèi)容都趨于信息化，科學技術(shù)提高了信息化水平，因此信息化建設(shè)成為了行業(yè)之間競爭的重點，檔案管理工作也不例外，只有加強信息化建設(shè)才能更加符合社會發(fā)展和人們的實際需求，這不僅是提高競爭力的途徑更是時代對行業(yè)的要求。
(二)有利于節(jié)約資源。傳統(tǒng)的檔案管理工作是以紙張為主，這給空間提出了很高的要求，而且非常浪費資源，給工作人員帶來了很大的麻煩，需要對檔案及時地處理，且查詢需要的時間很長，不僅浪費人力還會浪費物力。
(三)能夠提高管理效率。檔案管理信息化能夠為工作人員減少施工難度和管理時間，提高了工作效率，還會給查詢?nèi)藛T帶來很大的便利。資料可以通過計算機進行儲存，解決了空間的問題，在查詢時只要輸入關(guān)鍵字就可以呈現(xiàn)相關(guān)資料，管理人員也可對資料進行分類處理，方便日常管理。這種管理方式能夠解決工作人員在以往工作中所遇到的問題，促進工作的順利進展，從而提高管理效率。
二、傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題
(一)信息化水平較低。隨著信息化社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理逐漸趨于信息化，但很多單位沒有意識到信息技術(shù)的重要性，導致信息化管理水平較低，這一方面是因為單位對檔案管理的改善力度不夠，另一方面是信息化管理模式單一，沒有先進的經(jīng)驗可以學習，導致檔案管理信息化的發(fā)展水平較慢。
(二)檔案管理流程不完善。盡管事業(yè)單位已經(jīng)開展信息化檔案管理，但其技術(shù)規(guī)范、管理流程等還有很多不足，因傳統(tǒng)的檔案管理方式是以紙質(zhì)和人工為主，管理人員需要對檔案進行掃描和歸檔，這種管理方式會影響到管理人員的工作效率，還會給查閱人員造成困擾。在查閱人員借閱時，需要填寫很多表格，只有經(jīng)過領(lǐng)導簽字才能進行查閱，不僅手續(xù)繁瑣還會制約檔案管理的發(fā)展。
在信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)對各個領(lǐng)域都帶來了很大的影響，以往的工作方式已不符合時代發(fā)展需求。檔案管理工作以往是依靠人工和紙張的，引入信息技術(shù)改變了這一工作方式，給管理人員也提出了更高的要求。檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，信息量較大，將紙張通過電子數(shù)字的方式呈現(xiàn)出來能夠解決傳統(tǒng)工作方式的困難，還可通過計算機對資料進行管理，包括歸納、總結(jié)和整理等，提高了管理效率和資料的利用率。
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三、建設(shè)檔案管理信息化的途徑
(一)增強建設(shè)力度。在建設(shè)檔案管理信息化過程中，單位領(lǐng)導缺少相應(yīng)的重視，使工作的進展較慢，對此無論是管理人員還是工作人員都應(yīng)意識到信息化對檔案管理的重要性，并加強建設(shè)力度提高工作人員的信息化水平，使其處理資料和分析資料的能力加強，因檔案管理信息化需要工作人員通過計算機對資料進行歸納和總結(jié)，若沒有經(jīng)過嚴格的培訓，是無法勝任的，只有從細節(jié)抓起才能實現(xiàn)管理的信息化管理。
(二)建立相關(guān)的工作模式。在信息化檔案管理中，最重要的就是通過信息技術(shù)提高對資料的處理效率，而首要改變的就是工作人員的具體工作模式。在傳統(tǒng)的檔案管理中，部門和員工之間沒有交流，只對自己的工作進行負責，很多信息無法有效傳遞，管理檔案的效率也無法提高。而引入信息技術(shù)能夠解決這一問題，通過計算機網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)資料就可得到共享，在查閱檔案時也可在計算機上完成，不需要復(fù)雜的查找過程。對此，建立一個完善的數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一預(yù)算，使信息的開發(fā)、歸納、總結(jié)等環(huán)節(jié)更加科學合理，為資源的利用和共享做基礎(chǔ)。
(三)提高信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。隨著信息化社會的快速發(fā)展，檔案管理方式得到了改變，檔案數(shù)據(jù)更新的速度很快，只有通過信息技術(shù)對數(shù)據(jù)進行處理才能提高工作效率，同時還應(yīng)將資源進行整理和分析，從而實現(xiàn)檔案的信息化管理，將有價值的信息整理出來，并定時清理無用的信息，這樣才能保證檔案的可靠性。
(四)提高工作人員的專業(yè)技能。信息化社會在不斷發(fā)展的同時，對檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)也提出了更高的要求，以往的檔案管理只需要每天重復(fù)同樣的工作，做到細心即可，但引入信息技術(shù)后，需要工作人員懂得計算機的操作技能，并及時對信息進行科學合理的整合和歸納，根據(jù)類別進行分類，從而提供給查閱者更好的服務(wù)。對此單位應(yīng)加強對工作人員的培訓，使他們的計算機水平符合相關(guān)要求，因檔案管理這一工作在實際操作中會受到很多因素的影響，因此工作人員應(yīng)根據(jù)實際情況改變自己的工作模式，并熟練操作計算機，提升服務(wù)質(zhì)量，進而實現(xiàn)檔案管理信息化。
信息化時代促進了檔案管理效率的提高，但在享受科學成果的同時應(yīng)提高對網(wǎng)絡(luò)安全的重視，控制網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限，保證信息的安全性。單位應(yīng)提高對檔案管理信息化的重視，并加強對人才的培養(yǎng)，還應(yīng)改變傳統(tǒng)的工作模式，使部門和工作人員之間能夠勤交流勤溝通，從而促進檔案管理工作的正常進展。——論文作者：張曉慧