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摘 要： 摘 要 本文介紹了辦公自動化以及辦公自動化在國內外的發展狀況，辦公自動化的相關技術，以及辦公自動化存在的問題，最后總結了辦公自動化的發展趨勢。 關鍵詞 辦公自動化 協同技術 工作流 企業信息門戶 一、引言 辦公自動化(Office Automation，簡稱 OA)是將現代化辦公
摘 要 本文介紹了辦公自動化以及辦公自動化在國內外的發展狀況，辦公自動化的相關技術，以及辦公自動化存在的問題，最后總結了辦公自動化的發展趨勢。
關鍵詞 辦公自動化 協同技術 工作流 企業信息門戶
一、引言
辦公自動化(Office Automation，簡稱 OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個技術應用領域，屬于信息化社會的產物。在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人——機信息處理系統。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位叫 OA 。
辦公自動化(OA)技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統;第二個層次是信息管理型的辦公系統，是把事務型(或業務型)辦公系統和綜合信息(數據庫)緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統;決策支持型 OA 系統是第三個層次，它建立在信息管理級 OA 系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，做出相應的決策。
辦公自動化系統一般均以公文處理和事務管理為核心，同時提供信息通信與服務等重要功能。具體表現為以下六大常見功能需求：提供電子郵件功能、處理復合文檔型的數據、支持工作流的應用、支持協同工作和移動辦公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他業務應用系統和 Internet[1]。
二、辦公自動化發展現狀
1、國內發展現狀
辦公自動化(OA)是 20 世紀 50 年代提出的一種新型辦公理念，伴隨著計算機軟硬件的發展，目前已經發展成為集合了通信技術、信息處理技術、數據庫技術、芯片技術、系統科學、行為科學等先進科學技術的綜合技術體系。它可以簡化辦公流程，提高工作效率，縮短辦公流程時間 [2]。辦 公 自 動 化(Office Automation- OA)是美國通用公司的 D.S.哈德于 1936 年首創，在 20 世紀 70 年代中期，計算機已經普遍應用起來之后才開始有了較大發展，90 年代獲得廣泛的應用[3]。
到目前為止，辦公自動化共經歷了三分發展階段：1)傳統紙質辦公模式，這個階段主要以紙和低容量軟盤作為辦公的媒介。這個時期的辦公自動化技術局限于計算機軟硬件的發展，沒有通信和協同工作能力，缺少統一的平臺和相應的軟件;2)網絡辦公自動化模式，伴隨著網絡技術特別是局域網技術的快速發展和成熟，辦公自動化技術日益成熟。形成了工作流的概念，并在此基礎上結合高效協同技術、輔助決策技術等新興技術，可以方便高效的實現群體交流和協作，極大的改變了辦公自動化的工作形式，降低而來工作強度，提高的工作效率;3)辦公自動化綜合服務階段，以行業的基礎信息支撐環境(包含 MIS 系統、基礎數據庫系統等)和網絡技術為基礎，有效的將各種內外部信息綜合起來形成信息流，為單位內部的管理過程服務[4]。主要包含溝通、協作、控制、管理等服務一體化的公文處理和日常事務管理技術[5]。
現在國內的各個單位和大中型企業基本實現了不同程度的企業信息化運作，并且隨著應用與需求不斷增長和變化，各個單位和企業也不斷對其信息化系統進行完善和升級[6]。
2、國外發展現狀
20 世紀 70 年代后期，美、英、日等發達資本主義國家開始辦公自動化理論和技術的研究。美國是推行辦公自動化最早的國家，其發展大致經歷了 4 個階段：1)單機設備階段(1975 年前)以采用單級設備，已完成單項工作為目標。這時的辦公自動化可以稱為“秘書級別”;2)局域網階段(1975- 1982 年)開始采用部分綜合設備，如專用交換機、局域網等，將許多單級設備融入到局域網絡中，以實現數據、設備的共享。這時的辦公自動化可以成為“主任級別”[7];3)一體化階段(1983- 1990 年)采用以數據、文字、聲音、圖像等多媒體信息傳輸、處理、存儲的廣域網為手段，實現非常先進的辦公自動化。這一階段的辦公自動化進入了“決策級別”;4)多媒體信息傳輸階段(20 世紀 90 年代以后)
日本辦公自動化的起步稍晚于美國，并針對本國的國情制定了一系列發展本國辦公自動化的規劃，并建立了相應的執行機構，組建了辦公自動化的教育培訓中心。隨后完成的日本東京都政府辦公大樓，成為一座綜合利用了各種先進技術的智能大廈，是當代辦公自動化先進水平的代表[8]。
電子政務(SOA，Service Oriented Architecture)是辦公自動化應用最廣泛、最具潛力的一個領域。早在 1996 年，Gartner Group 就已經提出了 SOA 的預言，不過當時僅僅是一個“預言”，軟件發展水平和信息化程度還不足以支撐這樣的概念走進實質性應用階段[9]。
三、辦公自動化相關技術
1、信息交換、傳輸加密技術、公文傳輸
信息資源的共享是辦公自動化系統的重要方面。為了提高辦公自動化的效率，需要建設統一、安全、高效的信息資源共享交換平臺。信息交換平臺提供一整套規范、高效、安全的數據交換機制。由集中部署的數據交換服務器以及各類數據接口適配器共同組成，解決數據采集、更新、匯總、分發、一致性等數據交換問題，解決按需查詢、公共數據存取控制等問題[10]。
信息傳輸加密技術是信息安全的核心和關鍵技術，通過數據加密技術，可以在一定程度上提高數據傳輸的安全性，保證傳輸數據的完整性[11]。信息傳輸加密技術主要是對傳輸中的數據流進行加密，常用的有節點加密、鏈路加密和端到端加密三種方式[12]。
電子公文傳輸系統代替了多年來傳統的上呈下達以紅頭文件傳遞的法定方式，是一條方便快捷、安全可靠的公文傳輸途徑，具有速度快、保密性好的特點。電子公文傳輸系統利用計算機網絡技術、版面處理與控制技術、安全技術等，實現了部門與部門之間，單位與單位之間紅頭文件的起草、制作、分發、接收、閱讀、打印、轉發和歸檔等功能，以現代的電子公文傳輸模式取代了傳統的紙質公文傳輸模式[13]。對公文進行排版，再將其轉換成為不可篡改的版式文件，并通過該系統直接發送給接收方，接收方在收到電子公文后，通過專用的版式閱讀器來閱讀內容和版面與發送方完全一樣的公文文件，最后在權限允許范圍內用彩色打印機打印出具有正式效力的含有紅頭的公文。整個過程通過計算機來實現，安全與保密得到有效保障，大大縮短了公文傳輸的時間[14]。
2、業務協同機制
數字化、網絡化、信息化是辦公自動化發展的潮流，而多維度，多領域的“協同辦公”成為了辦公自動化發展的新方向[15]。協同最基本的含義是協同工作，也就是由多人互相配合完成同一工作目標[16]。依據此定義，可以說為了實現辦公自動化中各業務信息的交流、組合以及信息共享等都可以看作是協同辦公[17]。90 年代末期開始，隨著辦公環境的變化和協同管理的興起，更多的強調跨地域、跨部門之間的協同，但此時辦公自動化實現的協同也僅僅是局部、淺層次的，更多的信息及資源依然處于離散和難以管理的狀態[18]。
要實現良好的協作，首先需要突破地理邊界和組織邊界，讓處于不同地理位置，不同部門的人員可以進行無障礙的交流;其次，需要對整個協作過程進行管理，讓相互協作的部門內部以及部門與部門之間為共同目標進行一致的、協調的運作，并將協作過程中產生的信息完整的保留、整理后，以知識的形式實現再利用[18]。總的來說，實現協同辦公可以從流程、人員、知識以及應用等四個角度來考慮。
從流程協同角度分析，需要強化跨部門、跨組織的流程自動化。依靠全面的系統處理邏輯與相關工具，實現高效的數據處理與交互，實現組織內部之間、組織外部之間、相同或不同組織內外部之間的各種業務流程的自動化，實現現代化的協同辦公;從人員協同角度分析，人員協同的終極目標就是“零距離”。員工之間的溝通越簡單、越方便，企業的工作效率就越高。通過提供綜合通訊，文檔交換以及電子會議等群組協作環境，建立合理的團隊管理模式，最大限度地強化人員之間的溝通，協調團隊的行動;從知識協同角度分析，通過提供綜合文檔管理，動態數據處理，高效整合分散于各部門內外的各類文檔，數據資料與其他信息，實現知識共享。通過挖掘信息的內在關聯，形成一套適用于不同部門的協同辦公知識體系，使協同辦公進一步規范化;從應用角度分析，通過提供具有擴展能力的協同辦公應用平臺，實現方便快捷地開發，實施與集成各種應用系統，并使之相互配合，通過階段性地功能擴充與系統升級，滿足各部門辦公自動化發展的要求[19]。
3、工作流技術
工作流技術(workflow)的概念形成于生產組織和辦公自動化領域，是計算機應用領域的一個新的研究熱點。國際工作流管理聯盟(Workflow Management Coalition，WfMC)對工作流的定義是：一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，根據一系列過程規則，文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間傳遞、執行. 工作流實施的三個基本步驟分別是：映射、建模和管理[20]。工作流技術是辦公自動化中的重要技術，通過對獨立零散的計算機應用進行綜合化和集成化，工作流管理系統可提高業務工作效 率，改進和優化業務流程，增強業務流程的有序性，提高競爭能力[21]。
在辦公自動化中，工作流技術的實施是通過工作流管理系統來實現的。工作流管理系統是一個軟件系統，它通過計算機技術的支持完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執行，工作流管理系統將現實世界中的業務過程轉化成某種計算機化的形式表示，并在此形式表示的驅動下完成工作流的執行和管理[22]。
工作流技術是管理軟件和辦公自動化兩大類軟件發展過程中的重要標志。辦公自動化的發展過程主要分為文檔型 OA、流程型 OA 和知識型 OA 三個階段[23]，其中流程型 OA 是當前辦公自動化的主流應用，它正是利用了工作流的概念和技術作為其一大基礎架構。在自動化系統中，工作流技術已經成功地運用到圖書館、電信、物流、金融、政府機構等各個行業，特別是工業領域中的制造業。隨著辦公自動化的日漸成熟，工作流技術在高校和科研單位的事務處理中也得到了廣泛的應用，在促進科研單位信息化建設，提高工作效率和管理效能等方面發揮了重要作用[24，25，26]。
4、辦公門戶技術
門戶技術是整合內容與應用程序，以及隨意創作統一的協同工作場所的新興技術[27]。信息門戶技術提供了個性化的信息集成平臺，能夠根據需要進行全方位的信息資源整合。門戶提供可擴展的框架，使應用系統、數據內容、人員和業務流程可以實現互動。門戶技術屏蔽了分布在不同地域的異構系統訪問難度，將機構內部各個不同應用系統界面和用戶權限管理統一集成到一個標準的信息門戶平臺上，提供信息平臺的統一入口，用戶登錄一次即可快速便捷地訪問到分布在不同應用系統的信息資源。除此之外，門戶技術還針對安全性、文件管理、WEB 內容發布、搜索、個性化、協作服務、應用集成、移動設備支持和網站分析提供較為便捷的解決方法。
企業信息門戶系統就是指 EIP(Enterprise Information Portal)是指在 Internet 的環境下，把各種應用系統(諸如 ERP、CRM、OA 等)、數據資源和互聯網資源統一集到企業信息門戶之下，根據每個用戶使用特點和角色的不同，形成個性化的應用界面，并通過對事件和消息的處理、傳輸把用戶有機地聯系在一起。EIP 是 “一站式”全面解決企業信息化問題的最佳選擇，是企業信息化的核心。一個企業的信息門戶對外是企業網站，對內則是管理和查詢日常業務的公用系統。
在辦公自動化中門戶網站以及門戶系統是較常用的兩種表現形式。例如根據企業的需求建立企業門戶系統[28]，應用不同技術建立的基于門戶技術的電子辦公系統[27，29]，以及根據不同需要建立的門戶網站等。
5、輔助決策技術
輔助決策系統，以決策主題為重心，以互聯網搜索技術、信息智能處理技術和自然語言處理技術為基礎，構建決策主題研究相關知識庫、政策分析模型庫和情報研究方法庫，建設并不斷完善輔助決策系統，為決策主題提供全方位、多層次的決策支持和知識服務。 為行業研究機構以及政府部門提供決策依據，起到幫助、協助和輔助決策者的目的。
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將決策問題分為三個層次：最上層為目標層，中間層為準則層，即用什么標準去衡量方案的優劣，最下層為方案層，即要評審的方案，各層間的聯系直線相連表示。通過相互比較確定各準則對于目標的權重以及各個方案對于每一準則的權重。這些權重不同的人可能會給予不同的值，而在層次分析法中則要盡可能最大客觀性的給出權重的定量方法。將方案層對準則層以及準則層對目標層的權重進行綜合，最終確定方案層對目標層的權重。在層次分析法中要給出進行綜合的計算方法。
四、當前存在問題及發展趨勢
1、辦公自動化當前存在的問題
我國自上世紀 70 年代開始辦公自動化的研究以來，歷經近 40 年四個階段的發展，建立起各種各樣的的辦公系統，取得了信息化建設的重要成就，但從辦公自動化的應用現狀以及需求來看，現有 OA 系統存著一些共性的問題，主要表現在以下幾個方面：
(1)信息孤島和應用孤島
由于種種原因，在一個企業的各個部門間完全或部分孤立，各種信息無法順暢地在部門間流動。現有的國內企業 OA 系統，無論是獨立的應用軟件還是集成的解決方案，大多是孤島型的應用，或者是業務功能模塊的簡單累加。一些企業 OA 系統與企業其它業務系統不能緊密集成，企業內部各業務系統相互獨立、數據不一致、信息共享程度不高、管理分散、維護工作量大，各部門各系統變成一個個“應用孤島”[30]。
(2)對 OA 內涵理解不夠，重硬輕軟
很多 OA 用戶僅僅把辦公自動化理解為辦公過程中的先進技術和設備的使用，目的是提高辦公效率，卻不知辦公自動化發展必須依賴管理基礎和信息積累的基礎，技術只是企業 OA 的一種手段，只有對管理及業務流程有著深刻的理解，才會使企業 OA 有用武之地，脫離二者中任何一個，都不能實現真正意義上的辦公自動化[31]。
(3)OA 系統的安全性不高
隨著辦公自動化系統網絡化的進程，Internet 的深入同時也意味著外部威脅的到來。辦公系統中存儲和傳輸信息都具有很高的價值和保密性，系統的安全性是 OA 發展和應用中不得不面對的問題[32]。
2、辦公自動化的未來發展趨勢
伴隨著信息化發展的浪潮，組織流程的固化、改進、知識的積累、應用、技術的創新、提升，辦公自動化系統也在不斷求新求變，辦公自動化將更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業智能等全面系統服務。針對目前的辦公自動化發展，未來辦公自動化發展的主要方向：
(1)商業智能化
用戶對業務數據及其他數據的處理，需要辦公自動化具備商業智能分析能力，對數據進行快速的處理和發現一些潛在的商業規律和機會，提高用戶的工作績效，將對用戶產生巨大的吸引力。未來的企業 OA 系統將同企業其它信息資源有效地融為一體，更為智能地為企業決策提供依據[30]。
(2)協同化
強調協同，不僅僅是 OA 內部的協同，而應該是 OA 與其它業務系統間的協同、無縫對接[8]，協同辦公自動化能整合各個系統、協同這些系統共同運作的集成軟件成了大勢所趨，未來辦公自動化系統將向協同辦公平臺大步前進。
(3)門戶化
未來辦公自動化系統更加強調人性化，強調易用性、穩定性、開放性，強調人與人溝通、協作的便捷性[33]。在基于企業倡議和流程的大前提下，通過類似“門戶”的技術對業務系統進行整合，加強與業務的關聯，轉變成為“一點即通”的企業綜合性管理支撐門戶。
(4)知識化
所謂辦公自動化的知識化，就是辦公自動化與知識管理相結合，具體是將知識管理的思想融入到日常辦公自動化系統中，同時整合進以團隊協作和項目管理為目標的溝通協作軟件工具;實時電話會議，視頻會議;群組協作管理;以及相關信息安全產品加密及身份認證[34]。——論文作者：王 振
參考文獻
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