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摘 要： 摘要: 近年來，人們生活質(zhì)量逐步提高，事業(yè)單位承擔(dān)了更多社會發(fā)展責(zé)任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，才能保證事業(yè)單位未來穩(wěn)定和諧發(fā)展。事業(yè)單位要充分認(rèn)識到檔案管理工作的意義，結(jié)合當(dāng)前檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，既要增加資金投入，完
摘要: 近年來，人們生活質(zhì)量逐步提高，事業(yè)單位承擔(dān)了更多社會發(fā)展責(zé)任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，才能保證事業(yè)單位未來穩(wěn)定和諧發(fā)展。事業(yè)單位要充分認(rèn)識到檔案管理工作的意義，結(jié)合當(dāng)前檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，既要增加資金投入，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，也要引進(jìn)人才，健全制度，不斷提高檔案管理效率。不僅如此，事業(yè)單位要從檔案管理工作實(shí)際情況出發(fā)，注重引入規(guī)范化管理措施，這是提升檔案管理工作效率與質(zhì)量的有效手段。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化
引言
檔案管理在事業(yè)單位管理工作中占有重要地位，能夠?yàn)楦黜?xiàng)事務(wù)的開展與管理決策的制定提供可靠依據(jù)。新形勢下對事業(yè)單位檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求，應(yīng)該不斷對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，保證提升檔案收集、整理、存儲和利用等效率，這樣才能進(jìn)一步凸顯檔案資料在事業(yè)單位發(fā)展中的價(jià)值。
1事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要作用
事業(yè)單位的檔案管理主要是針對事業(yè)單位的人事檔案、科研項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、物資檔案、辦公檔案等，按照管理要求進(jìn)行檔案收集、檔案分類、檔案處理、檔案編撰、檔案保存與檔案利用。可見，檔案深入到事業(yè)單位各個(gè)環(huán)節(jié)中去，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位回顧過去、發(fā)展決策提供有力的數(shù)據(jù)支撐，幫助事業(yè)單位履行職責(zé)，服務(wù)社會，服務(wù)公眾，服務(wù)員工。因此，事業(yè)單位檔案科學(xué)有序的規(guī)范化管理，有助于事業(yè)單位不斷提升工作水平，改進(jìn)服務(wù)措施，完善職能職責(zé)，最終以良好的形象服務(wù)社會。當(dāng)今，隨著事業(yè)單位管理逐漸走向正規(guī)化科學(xué)化，業(yè)務(wù)精細(xì)化管理導(dǎo)致工作量劇增，產(chǎn)生越來越多的檔案信息和檔案資料。傳統(tǒng)低效率的檔案管理方式很難適應(yīng)精細(xì)化管理的要求，事業(yè)單位管理水平的提升需求更加迫切。可見，在事業(yè)單位改革的不斷推動(dòng)下，只有實(shí)施檔案科學(xué)化規(guī)范化管理，才能促使事業(yè)單位走出檔案管理的被動(dòng)局面，形成規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、有序、嚴(yán)格的管理方式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量不斷改進(jìn)和提升，真正體現(xiàn)檔案管理的有效價(jià)值和重要作用。
2事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
2.1各環(huán)節(jié)的工作制度不健全
所謂的規(guī)范化，其重要的表現(xiàn)便是健全的制度，只有以健全的制度作為約束、指導(dǎo)和要求，相關(guān)工作的開展自然具有更高的規(guī)范性。當(dāng)前不少行政事業(yè)單位在檔案管理各環(huán)節(jié)的工作制度，還存在著不健全的問題，如資料的收集內(nèi)容、信息的填寫以及存取、調(diào)用等，都顯得較為隨意，缺少嚴(yán)格的制度約束，所以檔案管理工作的規(guī)范化水平嚴(yán)重不足，可能在實(shí)際的檔案管理各環(huán)節(jié)工作當(dāng)中，出現(xiàn)疏漏。如檔案的信息內(nèi)容收集不完整，信息內(nèi)容的填寫不清楚，以及存取、調(diào)用無監(jiān)管等情況。
2.2檔案信息化建設(shè)緩慢
現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化管理手段屬于必然發(fā)展趨勢，信息技術(shù)需要應(yīng)用到檔案管理各環(huán)節(jié)中，這是提升檔案管理工作質(zhì)量與效率的有效手段。雖然越來越多的事業(yè)單位逐步購置了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，并增加了資金投入，但是卻未能充分發(fā)揮這些設(shè)備檔案的作用，導(dǎo)致其處于閑置狀態(tài)，未能將應(yīng)有的作用體現(xiàn)出來，檔案管理工作效率難以有效提高。分析其原因可知，主要是檔案管理人員在信息技術(shù)應(yīng)用中不夠熟練，不能有效體現(xiàn)各種先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的作用。當(dāng)然也有很多事業(yè)單位忽視了檔案管理信息化建設(shè)，至今仍然采取手工的方式管理檔案，不重視對辦公條件的改善，導(dǎo)致在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中出現(xiàn)了巨大阻礙。
2.3檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升
新形勢對事業(yè)單位檔案管理工作提出了極高要求，為了達(dá)到規(guī)范化管理要求，需要檔案管理人員具備極高的素質(zhì)與能力，保證檔案管理價(jià)值得到充分體現(xiàn)。但是現(xiàn)在很多檔案管理人員思想觀念轉(zhuǎn)變不及時(shí)，對信息技術(shù)的作用認(rèn)識不到位，很少主動(dòng)提升自己的專業(yè)技能，導(dǎo)致檔案管理效率始終難以實(shí)現(xiàn)提升。甚至部分檔案管理人員是兼職，他們未接受專門的檔案教育培訓(xùn)，為事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理帶來了不利影響。
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3事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施
3.1管理意識規(guī)范化
事業(yè)單位要在思想認(rèn)識上重視檔案規(guī)范化管理，摒棄傳統(tǒng)管理方法，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，將檔案管理提升至規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、嚴(yán)格化和有序化，從而提高事業(yè)單位整體管理水平和管理能力，為事業(yè)單位發(fā)展提供助力。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，起帶動(dòng)作用，將檔案管理深入到行政管理和業(yè)務(wù)管理中去。其次，加大規(guī)范化宣傳力度，明確規(guī)范化管理對本單位發(fā)展的作用，使全體員工在思想認(rèn)識上重視檔案管理的規(guī)范化，身體力行，共同努力，形成檔案管理規(guī)范化的向心力。最后，在單位規(guī)劃發(fā)展中將檔案管理規(guī)范化列入其中，無論是資金投放還是物資引進(jìn)與分配，都將檔案管理作為重要組成部分，真正體現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化。
3.2建立電子檔案，完善管理體系
在事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理過程中，需要盡快完善相關(guān)管理體系，從而更好適用于內(nèi)部的檔案管理。這需要事業(yè)單位從電子化、信息化入手，加大對檔案信息管理軟件的應(yīng)用力度，對檔案信息進(jìn)行批量化處理，保證檔案管理效率的提升，也為檔案信息安全性與快速傳遞提供有力支持。事業(yè)單位要注重電子信息化管理，重新審視檔案管理工作目標(biāo)，有針對性開展管理體系與內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的架構(gòu)工作，這樣檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平才能實(shí)現(xiàn)提升。事業(yè)單位要引入先進(jìn)管理方法與理念，發(fā)揮出專業(yè)軟件系統(tǒng)的作用，打造適用于內(nèi)部的檔案信息存儲系統(tǒng)，同時(shí)在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動(dòng)。事業(yè)單位要積極應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，結(jié)合實(shí)際檔案管理工作需求，有針對性更新與調(diào)整軟件與系統(tǒng)，保證其功能得到拓展，如文書處理、文件管理及檔案管理等，讓后續(xù)檔案信息整理與利用有可靠條件。
3.3存檔保管規(guī)范化
為此，第一，檔案保存要做好分類和密級，并進(jìn)行規(guī)范化編號存放。在應(yīng)用、回顧、調(diào)取、審核時(shí)，才能條理清晰，高效快捷。第二，對于保密性檔案，要嚴(yán)格遵守保密制度，按照保密要求實(shí)施保密保存，確保密級有效。同時(shí)，管理人員要增強(qiáng)責(zé)任心和職業(yè)素質(zhì)，依法保密。第三，檔案歸檔、立卷保存、借閱、歸還等建立規(guī)范化管理流程，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行信息化管理。對檔案的管理全程進(jìn)行監(jiān)控錄像，確保檔案安全和管理的規(guī)范化，避免私自外借或使用，避免糾紛發(fā)生。
3.4隊(duì)伍建設(shè)規(guī)范化
為了增強(qiáng)檔案管理工作人員對自身工作的勝任能力，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視對其教育、培訓(xùn)工作的開展。一方面，要對其進(jìn)行職業(yè)認(rèn)知、職業(yè)道德方面的教育，提高他們對自身工作重要性的認(rèn)識，使其能夠從更加感性的角度，來對待自身工作，增強(qiáng)他們對自身工作的責(zé)任感，使其能夠更加積極、主動(dòng)地投身檔案管理事業(yè)，并嚴(yán)格約束自身工作行為，達(dá)到所有的工作標(biāo)準(zhǔn)、要求，遵守所有的工作制度、規(guī)范;另一方面，還要對他們進(jìn)行檔案管理、信息化技術(shù)等方面的專業(yè)知識、技能培訓(xùn)，使他們在面對復(fù)雜、瑣碎的檔案管理工作時(shí)，可以事無巨細(xì)地處理好所有工作事務(wù)，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性及質(zhì)量。
結(jié)束語
總之，檔案管理與事業(yè)單位各部門、各項(xiàng)實(shí)踐和管理事務(wù)等密切相關(guān)，提升檔案管理規(guī)范化水平，能夠保證各項(xiàng)工作效率實(shí)現(xiàn)提升，為事業(yè)單位更好服務(wù)人民群眾打牢基礎(chǔ)。但是檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，工作流程也很復(fù)雜，為了保證檔案管理工作的效率，事業(yè)單位要從思想、理念、人員、設(shè)備、管理、培訓(xùn)等方面入手，提升檔案管理工作規(guī)范化水平，為今后的快速、穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。——論文作者：熊婷婷