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摘 要： 【摘要】本文主要分析了科研檔案信息化管理過程中存在的問題，并對此提出相應(yīng)策略，以期為相關(guān)科研單位提供參考。 【關(guān)鍵詞】科研檔案;檔案管理;大數(shù)據(jù);信息化建設(shè) 科研檔案作為科學(xué)研究工作的記錄，具有極強(qiáng)的專業(yè)性和規(guī)范性。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，傳統(tǒng)的
【摘要】本文主要分析了科研檔案信息化管理過程中存在的問題，并對此提出相應(yīng)策略，以期為相關(guān)科研單位提供參考。
【關(guān)鍵詞】科研檔案;檔案管理;大數(shù)據(jù);信息化建設(shè)
科研檔案作為科學(xué)研究工作的記錄，具有極強(qiáng)的專業(yè)性和規(guī)范性。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸顯露出各種弊端，需充分利用先進(jìn)的信息化手段，充分挖掘科研檔案潛能，提高檔案管理工作的效率，加大檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，讓科研檔案更好地滿足科研單位多元化、高效性的需求，為科研事業(yè)發(fā)展提供不竭動力。
一、推進(jìn)科研檔案信息化管理工作的意義
對于科研單位來說，科研檔案是最重要的檔案類別之一，也是科研單位科學(xué)研究成果的集中體現(xiàn)。作為科研單位的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，科研檔案的留存和利用對于科研工作的發(fā)展有著重要意義。科研檔案所涉及的專業(yè)范圍較廣，內(nèi)容繁雜，數(shù)據(jù)量龐大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足科研單位的發(fā)展需求。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，完善科研檔案管理制度，充分利用先進(jìn)的信息化手段，創(chuàng)建檔案信息化管理平臺勢在必行。因此，更應(yīng)該充分認(rèn)識科研檔案的價值，提高科研檔案信息化管理工作的質(zhì)量和水平。
二、科研檔案信息化管理中存在的問題
隨著檔案水平的不斷發(fā)展，很多科研單位都認(rèn)識到科研檔案信息化管理的重要性。與此同時，科研檔案信息化管理過程中還存在著相關(guān)制度不夠完善、管理人員職業(yè)素質(zhì)不高、科研檔案管理手段落后、存在信息安全隱患等問題。
(一)科研檔案相關(guān)制度不夠完善，執(zhí)行力度不強(qiáng)。在對科研單位的檔案情況進(jìn)行調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，有的單位干部職工對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不到位，沒有把科研檔案管理作為單位科研發(fā)展的一件大事貫徹落實(shí)下去。有的單位雖然制定了檔案管理制度，但是由于缺乏宣傳和貫徹，很多干部職工不清楚科研檔案管理的具體要求，對管理流程認(rèn)識不清，未嚴(yán)格遵照檔案管理制度執(zhí)行，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時間來解釋制度、規(guī)范歸檔工作。有的單位甚至未建立明確的科研檔案管理制度，操作流程不健全，導(dǎo)致檔案管理人員在開展工作時無章可循，隨意執(zhí)行造成檔案管理不規(guī)范，科研檔案缺失的情況比比皆是。由此可見，建立健全有效的科研檔案制度，是促進(jìn)科研檔案事業(yè)健康發(fā)展的需要，也是檔案管理部門必須面對的現(xiàn)實(shí)問題。
(二)缺少科研檔案管理人才，整體職業(yè)素養(yǎng)不高。就目前科研單位的整體情況來看，大部分檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，很多科研單位在檔案管理人員的選擇和聘用上未脫離年齡大、學(xué)歷低、工作簡單的思維定式。這種情況直接導(dǎo)致科研檔案管理人員文化水平較低，缺乏對專業(yè)知識的更新意識，在信息化的專業(yè)技能方面提升困難。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為載體向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不斷轉(zhuǎn)變，科研檔案具有種類繁多、類型復(fù)雜、數(shù)據(jù)量龐大等特點(diǎn)，使得科研檔案信息化管理的內(nèi)容和范圍大大增加，涉及檔案存儲、檔案信息平臺建設(shè)、檔案應(yīng)用等多種類型的業(yè)務(wù)工作，對科研檔案管理人員的素質(zhì)要求進(jìn)一步提高。部分科研檔案管理人員僅具備基本的檔案整理技能，無法適應(yīng)日益增長的科研單位檔案管理需求。因此，大數(shù)據(jù)背景下不僅需要掌握檔案專業(yè)背景的專業(yè)檔案管理人員，更需要計(jì)算機(jī)、信息資源管理、統(tǒng)計(jì)學(xué)等多學(xué)科背景的復(fù)合型人才，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化平臺各個模塊的精細(xì)化管理，推進(jìn)檔案信息化管理工作向?qū)I(yè)化的方向發(fā)展。
(三)科研檔案管理手段落后，管理意識薄弱。科研單位的不斷發(fā)展，導(dǎo)致需要存放的科研檔案不斷累積，檔案存儲介質(zhì)不斷擴(kuò)容，檔案管理庫房一再擴(kuò)大。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，對日益龐大的科研檔案的信息搜集、整合和處理，基本以檔案管理人員的人工操作為主，落后的管理手段不僅導(dǎo)致工作任務(wù)繁重、效率低下、查找困難，且出錯率較高，很大程度上制約了科研檔案工作的發(fā)展。有的科研單位，缺乏科研檔案的信息化管理意識，把科研檔案信息化建設(shè)僅僅當(dāng)成一句口號，走走形式的過場，應(yīng)付上級檔案管理部門的檢查和評審。檔案管理責(zé)任部門只將科研檔案信息化建設(shè)停留在工作要求層面，沒有圍繞單位的整體倡議目標(biāo)和職能定位進(jìn)行提前謀劃，沒有結(jié)合如何實(shí)現(xiàn)科研檔案利用最大化等內(nèi)容進(jìn)行深入的研究和探索，科研檔案信息化建設(shè)沒有得到充分的重視。
(四)科研檔案管理過程中信息安全存在隱患。科研檔案是科研人員在從事科學(xué)技術(shù)活動時的知識積累和記錄，也是科研單位的寶貴財富，科研檔案的信息安全和保密工作事關(guān)國家安全和利益。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子科研檔案在科研單位檔案中的比例快速上升，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)開展檔案管理已成為必然，為科研機(jī)構(gòu)檔案的開發(fā)利用提供了極大便利，但信息技術(shù)廣泛運(yùn)用的同時，也帶來了泄密隱患。從網(wǎng)絡(luò)安全層面來看，有的科研單位網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備未設(shè)置登錄限制，網(wǎng)絡(luò)層面也缺乏入侵防御功能和防病毒功能。從數(shù)據(jù)安全層面來看，科研檔案數(shù)據(jù)庫缺乏對單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、配置文件、應(yīng)用鑒別信息進(jìn)行加密存儲保護(hù)。從安全管理方面來看，未明確單位科研檔案信息安全工作的總體目標(biāo)、范圍、原則和安全框架等。以上安全隱患對科研檔案的信息安全形成極大威脅。
三、科研檔案信息化管理的策略探析
(一)建立和完善科研檔案信息化管理制度。加強(qiáng)科研單位科研檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮科研檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，結(jié)合科研單位工作實(shí)際，建立健全科研檔案信息化相關(guān)管理制度。嚴(yán)格遵守科研檔案材料的“三不”“三嚴(yán)”規(guī)定，即不接收審核不合格的科研檔案、不歸檔不符合要求的科研檔案、不提供符合查閱規(guī)定的科研檔案;嚴(yán)格保障科研檔案信息的安全、嚴(yán)禁科研檔案信息造假、嚴(yán)防科研檔案信息泄露。
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(二)建設(shè)專業(yè)的檔案人才隊(duì)伍，加強(qiáng)科研檔案管理培訓(xùn)。實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化建設(shè)，需要完善科學(xué)合理的檔案人才資源配置。科研單位應(yīng)該結(jié)合本單位科研檔案信息化管理的需要，明確科研檔案工作管理架構(gòu)、職責(zé)分工，及時配備專職檔案管理人員及信息化管理人員。同時結(jié)合單位工作實(shí)際，在科研一線部門配備相關(guān)專業(yè)的兼職檔案管理人員，建設(shè)一支具有檔案專業(yè)知識、科研專業(yè)知識和工作能力的高素質(zhì)科研檔案管理人才隊(duì)伍，使科研檔案管理工作進(jìn)一步精細(xì)化、系統(tǒng)化。提高檔案管理人員的服務(wù)意識，結(jié)合科研人員對科研檔案的使用要求，不斷創(chuàng)新服務(wù)手段，簡化流程、提高效率，結(jié)合不同科研項(xiàng)目的需求，提供針對性的檔案服務(wù)，滿足檔案利用的個性化需求，充分挖掘科研檔案的潛在價值。定期對專兼職檔案管理人員及信息化管理人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，包括檔案專業(yè)知識培訓(xùn)、信息化操作實(shí)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)安全知識培訓(xùn)等，特別是積極參加上級檔案管理部門組織的檔案工作人員專業(yè)技能培訓(xùn)，有針對性地進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化檔案意識。同時將檔案管理人員的履職情況、服務(wù)意識、培訓(xùn)情況等納入單位績效管理考核體系，結(jié)合績效激勵機(jī)制不斷提升檔案人員的綜合素質(zhì)。
(三)樹立信息化建設(shè)理念，搭建科研檔案信息化平臺。科研單位應(yīng)首先明確科研檔案信息化管理現(xiàn)狀，進(jìn)而做好信息化平臺的頂層設(shè)計(jì)。圍繞科研檔案信息化平臺工作規(guī)劃進(jìn)行專班搭建、人員配備、工作部署、管理考核。科研檔案信息化平臺的建設(shè)，是將豐富的科研檔案資源通過信息化的方式進(jìn)行管理。一是要建立大數(shù)據(jù)理念，化被動為主動、變后置為前置，提前謀劃，精準(zhǔn)完成科研數(shù)據(jù)的收集整理和存儲工作;二是加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)在科研檔案中的學(xué)習(xí)運(yùn)用，進(jìn)一步推進(jìn)科研檔案的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對科研項(xiàng)目以及檔案管理的全過程追蹤管理;三是將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，有效保護(hù)歷史檔案，與電子檔案一同保障信息化平臺資源的系統(tǒng)性和完整性，實(shí)現(xiàn)科研檔案資源的全方位整合利用和長期安全管理。
(四)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，加強(qiáng)信息安全系統(tǒng)建設(shè)。科研機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，按照《保密法》等制度和文件精神，建立健全檔案信息安全、保密管理規(guī)章制度及管理辦法，重點(diǎn)圍繞信息安全、保密責(zé)任制落實(shí)及事故責(zé)任追究情況等進(jìn)行管理。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施，定期檢查科研檔案信息系統(tǒng)防攻擊、防病毒、防癱瘓安全防護(hù)情況，網(wǎng)絡(luò)安全漏洞修復(fù)及處置情況，檢查內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)是否物理隔離，是否存在一機(jī)兩用現(xiàn)象。加強(qiáng)保密防范措施，檢查科研檔案信息化系統(tǒng)保密管理情況，涉密檔案信息存儲和使用情況，保密要害部門部位管理情況，地理信息使用保密措施，檢查檔案信息數(shù)據(jù)移交臺賬，有無失泄密事件發(fā)生。科研人員應(yīng)承擔(dān)起科研檔案的保密責(zé)任。
四、結(jié)語
總而言之，通過梳理和分析當(dāng)前科研單位在科研檔案信息化管理工作中所存在的普遍問題，并以此為基礎(chǔ)提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，有助于相關(guān)科研單位提高科研檔案的管理意識，使檔案管理人員不斷改進(jìn)自身，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高科研檔案利用效力，真正讓科研檔案發(fā)揮潛在價值，為單位的科研發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐保障。——論文作者：孫佳